プロに生演奏を依頼したい！イベント当日の流れや準備しておくべきことを、音楽事務所が徹底解説！

イベントに華を添えてくれる、生演奏。CDやPCから音源を流すのもよいですが、生演奏が入ることで一気に豪華な印象になります。
イベントの企画・運営を担当している人の中には「生演奏を依頼してみようかな」と考えている人も多いかもしれません。

今回は、プロ奏者に生演奏を依頼する際に準備すべきことや、イベント当日の流れについて解説しています。
生演奏・出張演奏のサービス利用を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

執筆者：福島未貴

フリーランスのライター・トロンボーン奏者。武蔵野音楽大学を卒業後、現在は記事執筆の傍ら演奏活動や音楽レッスンの仕事にも携わっています。音楽を専門的に学び活動している演奏家ならではの視点から、音楽・演奏にまつわる情報をお届けします。

演奏依頼や出張演奏って？どんなシーンに便利なの？

演奏依頼・出張演奏とは、お客さんのいる場所まで演奏家が出張し、生演奏を披露してくれるサービスのこと。
コンサートというと通常は専用の音楽ホールなどで開催されるものですが、出張演奏ではホール以外の場所でも演奏してもらうことが可能です。

出張先には、以下のような場所が挙げられます。

「結婚式に生演奏を取り入れたい」「高齢者施設や学校のイベントに、プロの演奏家を呼びたい」といった場合に利用されることが多く、定期的に開催しているイベントであっても生演奏を取り入れることで華やかさが加わり、マンネリ化を防ぐこともできます。

出張演奏サービスを利用したことがない人にとっては「どうやって依頼するの？」「当日までの流れは、どんな感じ？」など、想像がつかないことも多いですよね。

依頼からイベント当日までの手順は音楽事務所によって異なりますが、一般的な流れは以下のとおりです。

認識の齟齬によるトラブル防止のためにも、正式な契約・支払いのタイミングなどはよく確認しておきましょう。
演奏依頼の手順や細かい注意点は過去の記事でも紹介しているので、ぜひ合わせて確認してみてくださいね。

イベント担当・運営者にとって、当日は滞りなくイベントを進行できるか、トラブルなく終了できるかなどの緊張はつきものです。
特に初のイベントを実施する際には、当日の動きが想像しづらくハラハラしてしまうこともありますよね。

ここでは、実際にLiveDeliで出張コンサートをおこなう際のイベント当日の流れをご紹介します。

＜イベント当日のタイムスケジュールの一例＞

時間配分	タイムスケジュール例（※イベントの長さや内容などによって前後する）	内容
本番2時間前	11：30	演奏家・事務所スタッフが会場に到着。挨拶や簡単な打ち合わせ。
30分〜1時間	12：00	演奏家によるリハーサル
30分〜1時間	13：00	演奏家の着替えや休憩
1時間〜2時間	14：00	イベント本番
30分	15：00	演奏家の着替えや片付け
30分	15：30	反省会等簡単な打ち合わせ
本番1時間後	16：00	演奏家・事務所スタッフの退出

※高齢者施設でのレクリエーションの場合

本番時間の長さや演奏家の人数などの規模感によって、タイムスケジュールは前後します。
万が一トラブルが起きた際にも冷静に対処できるよう、余裕を持ってスケジュールを組むのがおすすめです。

イベント当日は、お客さまの対応があったりスタッフ側にもさまざまな役割・仕事があったりと、どうしてもバタつきがち。加えて、思わぬトラブルが発生する可能性もあります。

イベントをなるべくスムーズに進行するためには、事前確認・準備が非常に重要となります。
ここでは、生演奏を依頼する際に特によく確認しておくべき事項について解説します。

演奏家が電車・バスなどの公共交通機関を利用するのか、車で来るのかなど、交通手段を事前に把握しておきましょう。
交通手段を把握しておくことで、当日も電車の遅延情報などをキャッチしやすくなるので安心です。

都心部であっても、楽器や機材の運搬がある場合は車で来場する演奏家も多いです。
会場に駐車場はあるのかを確認し、ある場合は駐車してよいエリアを予め伝えておくと当日スムーズに動けます。

可能な限り、本番会場とは別で更衣室や控室を用意しておくのがおすすめです。
お客さまに演奏家の準備中・休憩中のシーンが丸見えなのは、見栄えがよいものではありません。
どうしても控室や更衣室などの別室を用意できない場合には、衝立やパーテーションで空間を区切るのもおすすめです。

また、女性奏者の場合にはドレスを着用するケースもあり、その際には着替えに少々手間がかかります。
更衣室がなくトイレで着替える必要がある場合は、事前にその旨を演奏家に伝えておくと安心です。

会場側・施設側で用意が必要な設備がないか、事前によく確認しておきましょう。
このあたりについては、音楽事務所や演奏家側から確認が入るケースも多いですが、双方から確認をしておくとより安心です。
椅子や机・マイク・電源の有無などは、特によく確認しておきましょう。

ここまでを通して「演奏依頼って、打ち合わせがたくさん必要なのかな……」「事前準備に手間がかかりそう」と感じた人も多いかもしれません。

そんな人には、LiveDeliがおすすめ！
LiveDeliでは、事前打ち合わせは演奏家とのメールのやり取りのみで完結。打ち合わせのために、何度もお時間をいただく必要はありません。

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